Untitled document
szkolenia, coaching, projekty HR - Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu
Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu - coaching, psychologia biznesu, szkolenia, ocena pracy
Forum dla uczestników szkoleń Centrum Szkoleń i Psychologii BiznesuCzat dla uczestników szkoleń Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu

Untitled document

Jak zorganizować czas, aby mniej pracować i nadal być efektywnym? (1)

Untitled document

    „Czas jest bezcennym dobrem, którego każdy otrzymał tyle samo. Czas to jednocześnie jedna z najcenniejszych rzeczy, jakie w ogóle możemy posiąść. Jest niezastąpiony, a jeśli zostanie wykorzystany niewłaściwie lub wcale - tracimy go bezpowrotnie...”

                                                                                                              Klaus-Jochen Schaeffer

 

 

SPRAWDŻ JAK ZARZĄDZASZ CZASEM W PRACY

 

1.     Przed każdym dniem pracy rezerwuję sobie czas na zaplanowanie i przygotowanie zadań na dzień następny.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

2.     Zlecam wszystkie zadania, które mogą być zlecone.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

3.     Zapisuję zadania, cele oraz terminy.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

4.     Próbuję pracować nad każdym dokumentem raz, ale dokładnie.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

5.     Codziennie ustalam listę zadań do zrealizowania w porządku od najważniejszego do najmniej ważnego. Pracuję zgodnie z tymi ustaleniami.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

6.     Próbuję organizować moją codzienną pracę zgodnie z ustalonym planem.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

7.     W moim planie jest miejsce dla nagłych i niespodziewanych wydarzeń.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

8.     Próbuję układać plan moich działań  tak, by najpierw skoncentrować się na kilku najistotniejszych zagadnieniach.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

9.     Potrafię powiedzieć ”nie”, jeśli inni chcą zabrać mój czas, a ja mam ważniejsze sprawy do załatwienia.

(0) rzadko      (1) czasami          (2) często         (3)prawie zawsze

 

Wyniki od 0 do 30 punktów. Im lepiej kierujesz swoją pracą tym wynik zbliża się do 30. Zapisz swój wynik na skali:

0 pkt___________________________________________30 pkt

 

Jeśli masz poczucie, że na wszystko brakuje ci czasu, termin goni termin a, mimo tego, że pracy poświęcasz już prawie wszystko nie udaje się załatwić wielu ważnych spraw... zatrzymaj się na chwilę w biegu i zastanów się jak zarządzasz swoim czasem ?

Zarządzanie działem handlowym wymaga działania wręcz symultanicznego – równoczesnego koordynowania wieloma procesami z uwzględnieniem wciąż nowych wyzwań rynku, zmieniającej się sytuacji w firmie czy sprostania nowym planom sprzedażowym. Jako szef jesteś dla handlowców ciągłym odniesieniem – Twoje zorganizowanie i dobre zarządzanie czasem przekłada się na ich funkcjonowanie w zespole i na działania handlowe.

 

Zastanów się czy często mówiąc o swojej pracy podkreślasz, że pracujesz już po kilkanaście godzin na dobę ? Jeśli tak, zmień swoje nastawienie – pamiętaj - jesteś wynagradzany za rezultaty pracy, a nie za czas poświęcony na jej wykonanie. Bycie zapracowanym nie zawsze oznacza bycia produktywnym.

 

Sprawdź  jak zarządzasz czasem w kilku najważniejszych obszarach i od razu dokonaj koniecznych korekt:

 

 

1. ZORGANIZUJ PRZESTRZEŃ W KTÓREJ PRACUJESZ

 

 

Przypomnij sobie, kiedy ostatni raz Twój przełożony poprosił Cię o natychmiastowe przesłanie raportów sprzedażowych za okres ostatnich dwóch lat dotyczących sprzedaży konkretnego produktu. Ile czasu zajęło Ci znalezienie odpowiednich dokumentów bądź plików ? Z przeprowadzonych badań wynika, iż większość osób marnuje prawie godzinę dziennie na szukanie dokumentów, plików, kluczy, komórki, długopisów itp.

 

Wprowadź porządek w swoim biurze i komputerze:

  • przy robieniu porządku stwórz Listę Zadań – wpisuj na nią te sprawy, które podczas przeglądania dokumentów okażą się wciąż niezałatwione. Naucz się korzystać z Listy Zadań na co dzień – od razu kiedy pojawi się sprawa do załatwienia – wpisuj ją na listę – szereguj je od najważniejszych do mniej ważnych - odhaczaj załatwione sprawy. Zastąp Listą Zadań stosy samoprzylepnych karteczek, które tworzą bałagan na biurku
  • wyrzuć  bezużyteczne papiery i pliki – poświęcony dziś  czas na zrobienie porządku zaprocentuje każdego kolejnego dnia
  • korzystaj z elektronicznych narzędzi ułatwiających dostęp do dokumentów i informacji w każdym miejscu np. palmtopa,   
  • sprawdź czy struktura folderów pozwala Ci szybko dotrzeć do ważnych plików
  • korzystaj ze wszystkich możliwości programów pocztowych – np.  funkcji kalendarza i organizatora spotkań – wspomaga to proces efektywnego zarządzania handlowcami, stwórz reguły dla e-maili – tak byś łatwo znalazł odpowiednie wiadomości nawet sprzed roku, usuwaj automatycznie spam – nie trać czasu na jego czytanie !
  • sprawdź segregatory-wyrzuć niepotrzebne papiery
  • podziel segregatory kolorami, tak by w każdym znajdowały się odpowiednie dokumenty np. czerwony – umowy z klientami, zielony-sprawozdania i raporty, żółty-dokumenty związane z promocjami, akcjami marketingowymi itd. Jeżeli za porządek w dokumentacji odpowiada asystentka – orientuj się według jakich zasad zarządza dokumentami
  • w trakcie rozmów z klientami i handlowcami – rób notatki – trzymaj je w teczce lub folderze związanym z daną sprawą- datuj swoje notatki- ułatwi to korzystanie z nich w przyszłości
  • przejrzyj stosy gazet, periodyków, ofert, którymi jesteś zasypywany co dnia – zdecyduj z czego skorzystasz, a co wyrzucić. Stwórz teczkę na artykuły – podczas czytania decyduj co możesz wykorzystać w przyszłości.
  • przeglądnij swoją aktówkę – postaraj się aby poszczególne przegrody były dedykowane konkretnym dokumentom lub rzeczom
  • wyrób nawyk, by odkładać rzeczy na swoje miejsce – niech klucze do samochodu, komórka, wizytówki itp. będą zawsze w tym samym miejscu na biurku, w aktówce czy samochodzie
  • przed wyjściem z biura- uporządkuj swoje biurko, pocztę mailową i głosową, przejrzyj listę zadań i określ najważniejsze sprawy do załatwienia na dzień następny  - wtedy utrzymanie porządku będzie łatwe
  • dbaj o porządek także w samochodzie służbowym – przeglądnij schowki – wyrzuć zbędne kartki, paragony, czy pozostałości po wizytach w przydrożnym McDonaldzie

Pamiętaj, iż wygląd Twojego biura, samochodu służbowego buduje Twój wizerunek w oczach Klientów i zespołu handlowców. Kiedy w ich obecności wszystkiego szukasz, a z kieszeni wysypują się papierki po miętusach, tracisz na nie tylko czas

 

2. WYZNACZ CELE SOBIE I HANDLOWCOM – KONSEKWENTNIE JE REALIZUJ

 

„Żaden wiatr nie sprzyja temu, kto nie ma wyznaczonego portu”  M. Montaigne

 

Jeżeli nie masz jasno wyznaczonych celów i priorytetów, nie wiesz jakie decyzje podjąć, tracisz czas na angażowanie się w każdą nawet błahą sprawę. Jeżeli Twoi ludzie nie widzą co w danej chwili jest priorytetem dla działu i firmy, podejmują chybione decyzje.

 

W jednej z firm kosmetycznych Kierownik Działu Sprzedaży miał w zwyczaju codziennie podczas rozmów z handlowcami przekazywać wszystkie „wieści”  jakie zasłyszał w rozmowach np. z  Kierownikami Regionów. Uważał, że to pozwoli im być na bieżąco w sprawach firmy i dopasowywać się do oczekiwań Zarządu.   

Pewnego razu zdarzyło się, iż Kierownik z zasłyszanych informacji doszedł do wniosku, iż wszystkie produkty kosmetyczne z najbardziej luksusowej linii – będą od nowego roku sprzedawane jedynie przez Przedstawicieli Handlowych z Centrali firmy w W-wie. Oznaczało to dla niego i zespołu zmianę priorytetów sprzedażowych w kontaktach z Klientami  i nastawianie się na sprzedaż produktów z innych, tańszych linii. Zasugerował takie postępowanie handlowcom. Po kilku miesiącach okazało się, że zarząd firmy odłożył projekt zmian w organizacji sprzedaży na nieokreślony czas. Tymczasem wyniki sprzedażowe zespołu spadły, do czego najbardziej przyczyniła się zmiana strategii sprzedaży luksusowych kosmetyków.

 

Naucz się delegować zadania innym – dopasowuj zadania do predyspozycji handlowca, tak by mógł je wykonać szybko i dobrze (np. sprzedawcy, który ma zdolności analityczne jest dokładny i systematyczny-poleć przygotowanie prezentacji na spotkanie kwartalne na temat trendu w sprzedaży produktów z danego segmentu, a przedstawicielowi o wysokich kompetencjach komunikacyjnych deleguj prowadzenie negocjacji z ważnym Klientem)

 

W delegowaniu zadań wykorzystaj technikę SMART:

Zgodnie z nią cele muszą być:

  • Specific- jasne, zwięzłe i określone
    Konstrukcja planów sprzedażowych musi być jasna dla każdego z handlowców. Sprzedawcy powinni konkretnie wiedzieć jaki wyniki  sprzedażowe zagwarantują im prowizje, premie i pozafinansowe korzyści w postaci – nagród rzeczowych czy wyjazdów incentive.
    Zadbaj również o jasne określenie celów w takich aspektach funkcjonowania sprzedawców jak:  budowanie wizerunku sprzedawcy i firmy (np. budowanie długotrwałych relacji z Klientami – w jednej z firm farmaceutycznych Przedstawiciele Medyczni są zobowiązani do notowania dat urodzin swoich Kluczowych Klientów i zadbania w tym Dniu o przesłanie życzeń i drobnego upominku od firmy.)
    Tą samą zasadą kieruj się stawiając sobie cele w rozwoju umiejętności zarządzania zespołem sprzedażowym np. wprowadzając coaching w zarządzaniu zespołem – ustal szczegółowo jak ten proces będzie przebiegał.
  • Measurable – wyrażone w kategoriach mierzalnych
    W przypadku dobrze skonstruowanych planów sprzedażowych – cele sprzedażowe są określone precyzyjnie i przekładają się na wymierne cyfry. Trudniej zrealizować ten punkt w odniesieniu do celów związanych np. z zarządzaniem.
    W wprowadzaniu coachingu jest to wyznaczenie np. ilości rozmów coachingowych z każdym sprzedawcą w ciągu miesiąca.  
  • Achievable - możliwe do osiągnięcia
    Ten aspekt wyznaczania celów jest kluczowy dla motywacji sprzedawców. Cele sprzedażowe muszą być możliwie do osiągnięcia. Oczywiście powinny one być na tyle ambitne, by motywować do zwiększenia efektywności sprzedaży, ale muszą być wykonalne. Zarządzając zespołem unikaj   zapewniania  handlowców, iż co tydzień będziesz coachował ich spotkania handlowe, jeśli masz świadomość, że  brakuje Ci  czasu  nawet na prowadzenie kwartalnych rozmów oceniających.
    Im więc obiecujesz, tym mniej realizujesz – tracisz tym samym autorytet w oczach podwładnych. Z czasem przestaną się w ogóle liczyć z Twoimi poleceniami-przestaniesz  być wiarygodny.
  • Relevant- istotne i ważne
    Cele które stawiasz swoim podwładnym muszą być ważne i istotne-jeżeli będziesz wymagał  codziennego raportowania, a ludzie nie będą wiedzieć po co mają to robić i czemu służy to polecenie – albo je zignorują albo będą je wykonywali z poczuciem narastającej frustracji i złości na przełożonego.
  • Timed – uwzględnienie terminu realizacji
    Delegując zadania sprzedawcy - określ konkretny  termin jego realizacji. Pomoże to efektywnie planować czas i na bieżąco monitorować postępy, a w odpowiednim czasie skontrolować wyniki działania.

Nie daj się schwytać w pułapkę  „Od jutra...” . Jest ona zgubna zarówno przy stawianiu takich celów jak: rzucanie palenia, schudnięcie czy nauka języków – jak i przy celach związanych z życiem zawodowym.  Postawa "Zrobię to jutro” – może powodować, iż cele są ciągle aktualne  i niezrealizowane.

Jeśli możesz coś załatwić od razu – zrób to - nie odkładaj ważnych spraw na później.

Ćwiczenie:

Przypomnij sobie ostatni tydzień w swojej pracy – zastanów się i wypisz te wszystkie momenty kiedy  z braku czasu przekładałeś spotkania, zmieniałeś terminy….

Na stworzonej liście zaznacz do jakich przykładowych  kategorii można zaliczyć te sprawy:

  • Spotkania z kluczowymi Klientami
  • Spotkania z handlowcami
  • Przygotowanie dokumentacji
  • Telekonferencje i spotkania z przełożonymi
  • Wyjazdy, szkolenia

Test ten pozwoli Ci poznać jakie sprawy chętniej „odkładasz” na później…

Zastanów się czy nie jest tak, że jedną kategorię zadań łatwiej Ci „odpuścić”..

Jeśli zauważysz taką prawidłowość – zastanów się dlaczego ?

Jeżeli kategorią najczęściej zaniedbywaną z powodu braku czasu są np. spotkania z handlowcami – pamiętaj, że w przyszłości  odbije się to negatywnie na procesie zarządzania i efektywności sprzedaży.

 

Realizacja celów byłaby prostsza, gdybyś w danym miejscu i czasie miał  na głowie tylko jedną sprawę. Niestety… cele nakładają się na siebie, w tym samym momencie wszystko wydaje się równie ważne: przeprowadzenie rozmowy z handlowcem, na którego złożył skargę jeden z ważnych Klientów, raport dla Dyrektora Sprzedaży, potwierdzenie udziału w kwartalnym Rajdzie Działów Sprzedaży, odwiedzenie matki w szpitalu, zawiezienie syna do lekarza, napisanie e-maila do działu marketingu w sprawie nowej promocji, rezerwacja wakacji itd.
Kiedy pęka Ci głowa z nadmiaru spraw i nie wiesz od czego zacząć – zatrzymaj się i skorzystaj z macierzy generała Eisenhowera.

 

 

  NIE PILNE      

PILNE

 BARDZO WAŻNE

Planowanie
Zapobieganie kryzysom
Zadania zasadnicze
Budowanie relacji    
Samorozwój

„Kryzysy”
Sprawy „na wczoraj”

MNIEJ WAŻNE

Błahostki
Część korespondencji
Niektóre telefony
„Złodzieje czasu”


Niektóre telefony
Korespondencja
Raporty, niektóre spotkania
Najbliższe, naglące sprawy

 

Skoncentruj się na rzeczach bardzo ważnych i nie pilnych  (np. strategii i planach sprzedażowych, budowaniu relacji z Klientami, organizacji działu handlowego, zarządzaniu zespołem)– przede wszystkim naucz się planować działania z wyprzedzeniem. Kiedy stanie się to Twoim nawykiem – wypracujesz wizję swojego zarządzania, w zespole będzie równowaga i dyscyplina działania, unikniesz „gaszenia” pożarów i większych kryzysów. W każdej nawet nieoczekiwanej sytuacji będziesz miał świadomość dokąd zmierzasz i jaką drogę działania wybrać – łatwiej podejmiesz skuteczne decyzje.

Kiedy będziesz działał jedynie koncentrując się na rzeczach ważnych i pilnych, czyli ciągłych kryzysach sprawach „na wczoraj”, z czasem zagubisz się w natłoku nieprzewidzianych spraw, będziesz działał w ciągłym stresie, działając na zasadzie „bodziec-reakcja” szybko doświadczysz syndromu wypalenia zawodowego.

Wybierając działania mniej ważne, ale pilne będziesz działał krótkowzrocznie, chaotycznie, nie dbając o relacje w zespole, bez wizji i celów długoterminowych.

Z kolei poświęcając się w pierwszej kolejności sprawom mniej ważnym i nie pilnym – okażesz się zupełnie nie odpowiedzialnym szefem.

Ćwiczenie. Podaruj sobie chwilę !

W nadchodzącym tygodniu zaplanuj dzień, czas i miejsce kiedy będziesz miał około 1 godziny wyłącznie do swojej dyspozycji. Postaraj się, aby nikt Ci nie mógł zakłócić tego czasu –nawet najbliżsi. Wybierz ciche, spokoje miejsce, w którym będziesz mógł porozmawiać sam ze sobą. Wyłącz komórkę. Przez chwilę skoncentruj się na swoim oddechu, zamknij oczy, weź 4 głębokie oddechy, zapomnij o wszystkich kotłujących się w głowie sprawach. Kiedy poczujesz, że uwolniłeś od gonitwy myśli – dokonaj wglądu w siebie, zastanów się: w jakim miejscu swojego życia jesteś teraz ?, jakim jesteś człowiekiem dla siebie, dla bliskich, dla współpracowników ? czy między Twoim życiem osobistym i zawodowym panuje równowaga ? Jakie są Twoje cele – co chcesz robić za 10 lat ? Do czego dążysz w życiu zawodowym i osobistym ?

Taka chwila refleksji w codziennym zabieganiu pozwoli Ci wyciszyć się, nabrać odpowiedniego dystansu do rzeczywistości, uporządkować co w Twoim zyciu jest ważne, a co tylko pilne.

Podaruj sobie chwilę przynajmniej raz w miesiącu.

 

 

Pamiętaj ! Najważniejszym sprawami zajmuj się wtedy kiedy masz najwięcej energii i zapału. Zarezerwuj pierwszą godzinę w pracy na załatwienie najważniejszych spraw -unikniesz wtedy tzw. „syndromu pisarza” – który powoduje, iż w trudnym czasochłonnym projekcie brakuje sił i energii. I jak pisarz, który codziennie zasiada do pisania powieści nie mogąc wyjść poza pierwsze zdanie, Ty też będziesz tkwił do późnego wieczoru nad pierwszym slajdem ważnej prezentacji – mając pustkę w głowie.

 

Pierwsza godzina w pracy powinna być tylko dla Ciebie – bez telefonów, spotkań i ciągłego przeszkadzania ze strony innych osób. Bądź asertywny – odmawiaj kiedy nie możesz już zmieścić w grafiku kolejnego zadania. Skoncentruj się najważniejszych, priorytetowych działaniach, zaplanuj jak je najlepiej wykonać, zastanów się co musisz zrobić sam , a co możesz delegować innym. Unikaj syndromu „nadkontroli” prowadzącego do straty czasu poprzez ciągłe monitorowanie spraw nawet w najdrobniejszych szczegółach – pamiętaj, że dzielenie się odpowiedzialnością z handlowcami oszczędza Twój czas  i równocześnie  zwiększa ich motywację.

Naucz handlowców samodzielnego myślenia i podejmowania decyzji w ustalonym zakresie – unikniesz, sytuacji kiedy „zawieszą” się na Tobie oczekując Twojej decyzji w każdej sprawie (określ np. w jakiej granicy mogą decydować o upustach w rozmowach z Klientem, a kiedy powinni kontaktować się  w tej sprawie z Tobą).

 

dr Anna Syrek-Kosowska

Artykuł ukazał się w wydawnictwie Wiedza i praktyka, grudzień 2006

 

 
Untitled document
WSPÓŁPRACUJEMY Z:

Insights Discovery

Professional Coaching Academy

Akademia Profesjonalnego Coachingu

Professional Coaching Academy

Untitled document
Wszelkie prawa do stron Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu zastrzeżone.
Copyright CSiPB 2008