Untitled document
szkolenia, coaching, projekty HR - Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu
Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu - coaching, psychologia biznesu, szkolenia, ocena pracy
Forum dla uczestników szkoleń Centrum Szkoleń i Psychologii BiznesuCzat dla uczestników szkoleń Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu

Untitled document

Jak zorganizować czas, aby mniej pracować i nadal być efektywnym? (2)

Untitled document

TROP ZŁODZIEI CZASU

 

Przeanalizuj przebieg dzisiejszego dnia. Zapisz na kartce wszystkie  błahe sprawy, które skradły Ci czas. Zwróć uwagę ile czasu zajmuje Ci:

  • przerywanie spotkań, konferencji czy pracy nad projektem (nie pozwól, by każdy telefon, czy e-mail odrywał Cię od głównego zadania, ciągłe przerywanie pracy spowoduje: szybkie zmęczenie, brak koncentracji, niedokańczanie spraw)
  • przeglądanie poczty e-mailowej (spam usuwaj od razu bez czytania)
  • przeglądanie reklam i ofert przysłanych listownie (posegreguj koperty-czytaj tylko to, co jest dla Ciebie istotne, jeżeli coś może być przydatne w przyszłości – odłóż do odpowiedniej teczki)
  • odpisywanie na prywatne e-maile w godzinach pracy (zacznij odpisywać na prywatne e-miale po godzinach pracy z prywatnej skrzynki-znajomi szybko się dostosują się do tej zmiany)
  • buszowanie po Intra i Internecie (zastanów się nad swoimi nawykami – może powinieneś zrezygnować z codziennego czytania wszystkich artykułów na portalach informacyjnych w godzinach pracy)
  • prowadzenie rozmów przez telefon (określ wspólnie z handlowcami  – jakie sytuacje wymagają Twojej decyzji, a  w jakich sami decydują, jakie sytuacje wymagają kontaktu telefonicznego, a które warto szybciej załatwić e-mailem, itp. )
  • palenie papierosów (rzuć palenie lub przynajmniej je ogranicz- będziesz zdrowszy i zyskasz średnio 40 minut czasu w ciągu dnia pracy)
  • stanie w korkach (sprawdź, czy możesz zmodyfikować godziny podróży do/z pracy i zaoszczędzić na staniu w korku. Wizyty w terenie grupuj, tak by skrócić czas przejazdów, kiedy nic już nie możesz zmienić w swoim rozkładzie jazdy wykorzystaj ten moment na doskonalenie znajomości języków  kupując np. zestaw do nauki angielskiego w samochodzie)
  • wyjście do pracy – (wstań półgodziny wcześniej – zyskasz czas na zjedzenie śniadania, a unikając rannego pośpiechu, zaoszczędzisz sobie stresu i odczucia bycia „w niedoczasie”. Dzień wcześniej: przemyśl sprawy, które musisz załatwić dnia następnego, wybierz trasę jaką pojedziesz do pracy – może załatwisz kilka spraw po drodze, zatankuj auto, spakuj rzeczy do pracy, przygotuj sobie ubranie)
  • podróżowanie – (przed wyruszeniem w daleką drogę autem lub samolotem – oceń czy nie da się tego załatwić szybciej – poprzez telefon czy videokonferencje)
  • Najważniejsze sprawy załatwiaj rano, nim pojawią się nieoczekiwane problemy.
  • Zarezerwuj sobie zawsze trochę więcej czasu niż sądzisz, że zajmie Ci załatwienie sprawy. Często się zdarza, że planowana na godzinę rozmowa z kluczowym klientem przeciąga się do 2 godzin, tym samym sypie się misternie zaplanowany harmonogram dnia.

Pamiętaj ! Zastanów się ile czasu będziesz potrzebował na ukończenie zadania i wydłuż go o 50 %. Zamiast 1 godziny zaplanuj 90 minut.

Dbaj o rezerwę czasową w ciągu dnia na wypadek pojawienia się nieprzewidzianych okoliczności.

 

3. PROWADŻ EFEKTYWNE ROZMOWY I SPOTKANIA Z HANDLOWCAMI

 

 

Pamiętaj, że spotkania z handlowcami to ważny element zarządzania zespołem. Znajdź czas na rozmowy bezpośrednie z każdym z handlowców, pamiętaj, że e-mail czy telefon nie zastąpią w pełni indywidualnego kontaktu. Wprowadź harmonogram stałych spotkań w ciągu miesiąca – określ czemu będą poświęcone. Terminy spotkań ustalaj co najmniej tydzień wcześniej. Nie odwołuj spotkań  na chwilę przed. Spotkanie z Klientami zawsze potwierdzaj telefonicznie. Bądź punktualny –to część Twojego wizerunku jako Szefa i reprezentanta firmy. Jeśli już wiesz, że się spóźnisz – uprzedź swojego kontrahenta telefonicznie – stosuj tą zasadę także w relacjach z handlowcami – ten gest odbiorą jako wyraz szacunku dla nich i ich czasu- w przyszłości odwzajemnią się tym samym.Kultura jaką narzucisz w tym aspekcie handlowcom – przełoży się na ich stosunek do Twojego czasu, a także do czasu ich  Klientów. W planowaniu działań zespołu handlowców wykorzystuj możliwości elektronicznych narzędzi np. Outlooka.

Przed spotkaniem z handlowcami:

  • zastanów się czy spotkanie jest naprawdę konieczne i kto musi na nim być, a komu wystarczy przesłać informacje o ustaleniach mailem (pamiętaj, że ludzie nie znoszą poczucia zmarnowanego czasu kiedy ciągle przesiadują na  nieistotnych dla siebie spotkaniach, irytują się i są zdemotywowani )
  • starannie się przygotuj – określ cel spotkania, jego przebieg, harmonogram. Zapisz najważniejsze kwestie które chcesz omówić. Przemyśl formę, miejsce i czas spotkania. Unikaj spotkań „przy okazji” kiedy dotyczą one ważnych kwestii – np. nie proponuj omówienia zasad nowej promocji przy okazji wieczornego spotkania w trakcie szkolenia, na które wyjeżdżasz z zespołem). Nawet kiedy spotkanie musisz zwołać „na wczoraj” – bądź przygotowany – inaczej pogłębisz wrażenie chaosu.
  • roześlij informacje o spotkaniu , jego celu oraz harmonogramie każdemu handlowcowi – poproś o potwierdzenie dyspozycyjności w tym czasie. W zawiadomieniu określ jakiego przygotowania oczekujesz do spotkania (np. jakie dokumenty handlowiec ma przynieść ze sobą, albo jakie dane na temat sprzedaży produktu będą potrzebne-unikniesz tym samym gorączkowych poszukiwań i przerw w trakcie zebrania).
  • przed samym spotkaniem - sprawdź czy masz wszystkie potrzebne dokumenty
  • bądź punktualny – Ty czekaj na handlowców, a nie odwrotnie. Kiedy sam spełniasz ten warunek - wymagaj od podwładnych punktualności. Przekłada się to dalej na inne aspekty- dotrzymywanie terminów, szacunek do czasu współpracowników, a przede wszystkim Klientów.
  •  

    SPOSÓB NA SPÓŹNIALSKICH

    Organizuj spotkania w biurze, w którym możesz o wyznaczonej godzinie zamknąć drzwi na klucz- zmusi to spóźnialskich do pukania. Tym samym uświadomisz im i grupie, iż spóźnienie jest źle widziane i wymagasz punktualności. Nie będą mogli już jak dotąd „cichcem” przemknąć na salę, nie mówiąc nawet „przepraszam”.

    Ponieważ ludzie nie lubią pisać sprawozdań ze spotkań – ostatnią przychodzącą na zebranie osobę wybieraj do przygotowania takiego dokumentu. Szybko wyeliminujesz spóźnialstwo.

    W trakcie spotkania:

    • kontroluj jego przebieg – zawsze poinformuj o celu i harmonogramie spotkania (nie przedłużaj spotkań – dezorganizujesz tym samym pracę swoją i handlowców, szczególnie, gdy w tym samym dniu mają jeszcze spotkania z klientami). Określ też ewentualne przerwy – unikniesz przerywania Twojej wypowiedzi i dopytywania o możliwość przerwy na papierosa. Zadbaj, by każdy mógł się wypowiedzieć, nie pozwól jednej osobie zdominować przebiegu spotkania. Pilnuj czasu i zapisuj konkretne wnioski na flipcharcie.
    • podsumuj spotkanie i ustalenia – bądź pewien, że wszyscy mają jasność, co do Twoich oczekiwań.  Przydziel konkretne zadania handlowcom i określ termin ich realizacji-pamiętaj o technice SMART.
    • wyznacz osobę do przygotowania sprawozdania ze spotkania z uwzględnieniem ustaleń oraz terminów ich realizacji przez wyznaczonych handlowców – wybieraj osobę, która ostatnia przyszła na spotkanie.
    • jeżeli konieczne jest kolejne spotkanie – określ datę i godzinę – zanim wszyscy się rozejdą. Podziękuj handlowcom za przybycie i poświęcony czas.

     

    4. DOSKONAL UMIEJĘTNOŚĆ PRZEKAZYWANIA INFORMACJI

     

    Najczęściej korzystasz z pośrednich form przekazywania informacji członkom zespołu  poprzez telefon i e-mail. Zastanów się ile czasu średnio zabierają Ci rozmowy telefoniczne i korzystanie z poczty elektronicznej ?

    Możesz zaoszczędzić ten czas w rozmowach telefonicznych poprzez:

    • świadome korzystanie z telefonu – przed wybraniem numeru odpowiedź sobie na kilka pytań: po co dzwonię ?, jakich informacji potrzebuję ?, jakie informacje chcę przekazać ?, Ile czasu zabiorę swojemu rozmówcy ?, Co mam zrobić, jeśli rozmówca będzie niedostępny – komu zostawić informacje lub z kim rozmawiać, co nagrać na poczcie głosowej.
    • przygotowanie się do ważnych rozmów – zrób listę tematów do omówienia (często w trakcie rozmowy umyka nam najważniejsza sprawa, w której dzwonimy), najważniejsze sprawy omawiaj w pierwszej kolejności, przygotuj dokumenty których możesz potrzebować, bądź gotowy do notowania w trakcie rozmowy. Jeżeli przewidujesz, iż rozmowa zajmie więcej czasu – umów się wcześniej ze swoim rozmówcą.
    • korzystaj z godzin, w których prawdopodobieństwo zastania osoby w biurze wzrasta – 9.00-11.00 i 14.00 – 16.00
    • wyeliminowanie językowych nawyków typu „ee…””yyy..”, powtarzania zdań, zbyt długich monologów – nagraj kilka swoich rozmów telefonicznych – wypisz co z Twojej strony niepotrzebnie przedłuża rozmowę i zakłóca jej płynny przebieg.
    • wykorzystanie programów elektronicznych przypominających o zaległych telefonach np. w programie Outlook możesz także wprowadzić notatki po rozmowie.
    • uświadomienie sobie, iż nie musisz odbierać każdego telefonu – szczególnie, gdy dzwoni podczas spotkań czy szkoleń. Wyrób nawyk – wyłączania telefonu, kiedy nie możesz swobodnie rozmawiać – uchroni Cię to od ciągłego patrzenia na komórkę, wychodzenia w trakcie zebrań i spotkań, rozpraszania uwagi swojej i innych, przerywania i niedokańczania rozpoczętych zadań
    • asertywne odmawianie – gdy nie jesteś zainteresowany np. ofertami firmy – zdecydowanie odmawiaj – nie umawiaj się na przesłanie materiałów-zaśmiecisz skrzynkę i stracisz czas na ich późniejsze przeglądanie
    • kontrolowanie przebiegu rozmowy – kiedy rozmawiasz z „gadułą” – z góry określ jakim czasem dysponujesz na rozmowę, podsumowuj i ukonkretniaj to co mówi rozmówca.

     

    Oszczędzaj czas korzystając umiejętnie  także z poczty elektronicznej:

    • przestrzegaj standardów – pisz krótko, zwięźle i czytelnie. Określ komu i co chcesz przekazać, jakiej formy odpowiedzi oczekujesz
    • wykorzystuj „gotowce” – przygotuj wzory e-maili, które powielasz w codziennej korespondencji z różnymi osobami
    • ustalaj priorytety wiadomości
    • określ w e-mailu termin, do kiedy oczekujesz na odpowiedź w danej sprawie
    • segreguj e-maile według określonych reguł
    • usuwaj lub archiwizuj stare e-maile
    • usuwaj spam bez czytania. Jeżeli otrzymujesz od określonych osób niechciane e-maile – poproś o wykreślenie z listy wysyłkowej
    • jeżeli e-mail wymaga od Ciebie załatwienia jakieś sprawy – natychmiast dodaj ją do Listy Zadań
    • chcąc się skoncentrować na wykonywanym zadaniu – wyłącz dźwiękowe powiadamianie o nadejściu e-maila
    • regularnie sprawdzaj pocztę.

     

     

    5. DBAJ O RELAKS

     

    Pamiętaj, iż nawet najlepiej zorganizowany szef musi odpoczywać – dbając tym samym o równowagę między życiem zawodowym, a prywatnym. Odpoczynek ten musi dotyczyć także, zwolnienia się z obowiązku odbierania: komórki, e-maili, korzystania z laptopa, myślenia o pracy.

     

     

    PODSUMOWANIE:

     

     

    Obszar

    Sposoby zarządzania czasem

    PRZESTRZEŃ W KTÓREJ PRACUJESZ

     

    - dbaj o porządek

    - zarządzaj dokumentami i plikami

    - stwórz Listę Zadań

    WYZNACZANIE CELÓW SOBIE I HANDLOWCOM

    - priorytetyzuj cele i zadania – wykorzystaj macierz Eisenhowera

    - deleguj zadania

    - stosuj technikę SMART

    - trop złodziei czasu

    - dbaj o punktualność

    - wykorzystuj narzędzia elektroniczne w zarządzaniu

     

    ROZMOWY I SPOTKANIA Z HANDLOWCAMI

     

    - planuj spotkania

    - przygotuj się do spotkania

    - kontroluj przebieg spotkania

    PRZEKAZYWANIE INFORMACJI (TELEFON/E-MAIL)

    - świadomie planuj rozmowy telefoniczne

    - kontroluj przebieg rozmowy

    - bądź asertywny

    - pisz krótkie, jasne i czytelne  e-maile

    - dbaj o porządek w  poczcie elektronicznej

    - nie czytaj spamu

    RELAKS

    - zadbaj o czas odpoczynku

    - odpoczywaj bez komórki, laptopa i myśli o pracy

     

     

     

 

 

 

dr Anna Syrek-Kosowska

Artykuł ukazał się w wydawnictwie Wiedza i praktyka, grudzień 2006

 

 

 
Untitled document
WSPÓŁPRACUJEMY Z:

Insights Discovery

Professional Coaching Academy

Akademia Profesjonalnego Coachingu

Professional Coaching Academy

Untitled document
Wszelkie prawa do stron Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu zastrzeżone.
Copyright CSiPB 2008