Untitled document
szkolenia, coaching, projekty HR - Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu
Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu - coaching, psychologia biznesu, szkolenia, ocena pracy
Forum dla uczestników szkoleń Centrum Szkoleń i Psychologii BiznesuCzat dla uczestników szkoleń Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu

Untitled document

Jak zatrzymać menedżerów i handlowców w firmie?

Untitled document

Ewolucja rynku pracy z rynku pracodawcy w stronę rynku pracownika postawiła wiele firm handlowych i usługowych przed problemem braku wykwalifikowanych sprzedawców, oraz wzrastającej fluktuacji kadr handlowców i menedżerów sprzedaży. Firmy konkurują między sobą o najlepszych pracowników proponując lepsze wynagrodzenie, dodatkowe bonusy itp.

Każde odejście efektywnego  pracownika jest dla firmy ciosem finansowym, a w przypadku menedżera dodatkowo często wiąże się z dezorganizacją działu handlowego.

Warto więc poznać sposoby zapobiegania takim sytuacjom.

 

Najtrudniejszą sytuacją jest dla firmy nagłe odejście pracownika bez wcześniejszej rozmowy-przesłanie wypowiedzenia. Sytuacja taka zdarza się jednak sporadycznie częściej wcześniej już widoczne są sygnały, które mogą świadczyć o tym, że pracownik zaczyna myśleć o zmianie pracy.

 

Najczęstszymi oznakami są:

  • znacząca zmiana postawy wobec obowiązków – syndrom „odpuszczania” (nie dotrzymywanie zobowiązań wobec pracodawcy i Klientów)
  • brak motywacji do zdobywania nowych Klientów
  • jawne i ukryte negowanie strategii firmy
  • porównywanie warunków pracy w różnych firmach
  • częste nieobecności, spóźnienia, wcześniejsze wychodzenie z pracy
  • brak pozytywnych reakcji na dotychczasowe motywatory: premie, prowizje, nagrody, bonusy itp.

 

Sygnały te powinny skłaniać bezpośrednich przełożonych do przeprowadzenia rozmowy na temat oczekiwań pracownika. Podobną sytuacją będzie prośba handlowca/menedżera o pilną rozmowę z szefem. Pośpiech i ponaglanie mogą być sygnałem, że stoi za tym propozycja nowej pracy. W obu przypadkach kluczową dla dalszego rozwoju wypadków będzie rozmowa. Wymaga ona szczególnej uwagi ze strony szefa.

 

Do takiej rozmowy należy się starannie przygotować:

  • nie odwlekać spotkania – może się okazać, iż przełożenie rozmowy zostanie odebrane jako kolejny demotywujący sygnał (np.„nie szanują mnie”, „nie liczą się z ludźmi”) lub pracownik będzie musiał w tym terminie podjąć decyzję o zmianie firmy
  • zapanować nad emocjami-rozmowa z planującym odejście cenionym  pracownikiem zawsze jest trudna, może budzić złość, lęk i niechęć-warto uświadomić sobie, iż sposób prowadzenia rozmowy może wpłynąć na zmianę decyzji pracownika
  • mieć pozytywne nastawienie do rozmowy – warto docenić, iż pracownik zwraca się do szefa z prośbą o spotkanie zamiast przyjść z wypowiedzeniem-to komunikat, że liczy się z jego zdaniem i być może jest nastawiony na ewentualne negocjowanie swojego odejścia
  • zebrać bieżące informacje o sytuacji pracownika (aktualna ocena pracy, udział w systemach motywacyjnych, osiągnięcia i pozycja w firmie, strategia działania, sytuacja życiowa, umowa o pracę np. zapis o zakazie konkurencji)
  • dokonać obiektywnej analizy sytuacji firmy w porównaniu z  firmami konkurencyjnymi – systemy wynagradzania, systemy motywacyjne, klienci, pozycja w branży, możliwości rozwoju zawodowego
  • uzgodnić z innymi decydentami w jakich granicach można negocjować zatrzymanie pracownika w firmie (dodatkowe bonusy, zmiana wynagrodzenia, stanowiska, zakresu zadań itp.)

 

Rozmowa z pracownikiem powinna być przeprowadzona w spokojnej i przyjaznej atmosferze, nastawionej na szukanie wspólnych rozwiązań, a w przypadku definitywnego rozstania z firmą – na zachowanie dobrych relacji nie zagrażających dalszymi destrukcyjnymi zachowaniami pracownika (np. wyniesienie ważnych dokumentów firmowych, bazy Klientów, rozprzestrzenianie złej opinii o firmie, działanie na jej szkodę).

 

Oto klika wskazówek jak efektywnie prowadzić taką rozmowę:

  • stwórz pozytywną atmosferę przez partnerskie traktowanie handlowca/menedżera
  • nastaw się na słuchanie- to pracownik ma powiedzieć z czym przychodzi, jakie ma plany, skąd pomysł na zmianę pracy.

Uwaga !

Im uważniej słuchasz pracownika tym więcej  usłyszysz o jego potrzebach da to  możliwości zaproponowania pracownikowi rozwiązań skłaniających go do pozostania w firmie  

 

  • prowadź tą rozmowę w formie sesji coachingowej – pytaj, pytaj, pytaj-wtedy pracownik będzie miał szansę zaprezentować swój punkt widzenia, poznasz jego oczekiwania, przekonasz się czy rozmowa o zmianie pracy jest oparta na realnych faktach czy stoi za nią jedynie chęć negocjacji pensji
  • próbuj dotrzeć do rzeczywistych powodów chęci zmiany pracy (najczęściej przełożeni mają przekonanie, iż tym powodem wyłącznie jest pensja. Tymczasem może to być zupełnie inny powód (np. zmiana trybu pracy, miejsca, lepsza atmosfera, szanse rozwoju itp.)
  • dopytaj dokładnie co pracownik otrzyma w nowym miejscu pracy – nie daj się zbyć ogólnikami typu „lepszą pensję” – staraj się ustalić szczegóły
  • w przypadku w którym chcesz zatrzymać pracownika powiedz mu o tym wprost np. ”Cenię sobie współpracę z Tobą, znakomicie zarządzasz zespołem handlowców i chciałbym, abyś został w naszej firmie”, „ Jesteś najlepszym handlowcem w kanale sprzedaży bezpośredniej i dlatego chciałbym , abyś dalej dla nas pracował” – musi to być jednak szczera wypowiedz, w innym przypadku pracownik poczuje się manipulowany, co przyniesie odwrotny do zamierzonego skutek
  • aktywne słuchanie pracownika jest podstawą sukcesu, często pozwala odkryć motywacje pracownika o których szef do tej pory nie miał pojęcia. Nawet jeśli pracownik zdecyduje się odejść to taka postawa szefa zyska jego szacunek.
  • nie obiecuj „gruszek  na wierzbie” – pozostanie w firmie pracownika pod wpływem Twoich obietnic jeśli nie zostaną spełnione to wygrana na chwilę. Obiecaj więc to na co sam masz wpływ i  czego wykonania jesteś pewny ze strony firmy

Pamiętaj !

W przypadku menedżera i handlowców sposób rozejścia się z firma jest bardzo istotny. Odejście cenionych specjalistów może zachwiać ustabilizowaną do tej pory pracą zespołu, obszarem sprzedaży i Klientami. W związku z tym zadbaj, aby pracownik uporządkował swoje zadania i przekazał je swojemu następcy jeszcze przed odejściem. Efektywnie zrobi to tylko wtedy kiedy zachowacie  dobre relacje między sobą.

 

W firmie informatycznej jeden z najlepszych sprzedawców oprogramowania umówił się na rozmowę z szefem – zdecydowany na odejście do konkurencji. W trakcie rozmowy z szefem-handlowiec początkowo argumentował, iż jedynym powodem zmiany pracy jest wzrost pensji oraz dodatkowe przywileje. Jak się okazało w trakcie rozmowy, proponowany wzrost pensji był niewielki. Jednak dla handlowca kluczowe znaczenie miał samochód służbowy, który mógłby używać także do celów prywatnych. Wynikało to ze skomplikowanej sytuacji rodzinnej i konieczności częstych dojazdów do chorującej matki w dalszej miejscowości. Poznanie faktycznych potrzeb pracownika, pozwoliło zaproponować mu zmianę w sposobie korzystania z dotychczasowego samochodu służbowego. Dzięki temu handlowiec pozostał w firmie.

 

Sposobów zatrzymania odchodzącego pracownika jest co najmniej kilka. Część z nich wiążę się oczywiście z finansami, jednak  nie zawsze samo podniesienie pensji wystarcza.

 

Pamiętaj !

Niejednokrotnie nieprzemyślana, wymuszona przez pracownika podwyżka jest początkiem kolejnych, gorszych problemów. Zachęcony skutecznością swoich działań i Twoim ustępstwem pracownik może próbować za jakiś czas ponownie postawić firmę w podobnej sytuacji, licząc, że i tym razem ugra kolejną podwyżkę. Kolejnym zagrożeniem jest wymiana informacji o zarobkach między pracownikami. To może spowodować lawinę podobnych zachowań- pracowników szantażujących firmę swoim pozostaniem w niej w zamian za większe wynagrodzenia.

 

Co więc można zrobić by zwiększyć szanse, że ceniony handlowiec lub menedżer działu sprzedaży pozostanie w naszej firmie:

  • zamiast podwyżki pensji zaproponuj np. 13 pensję wypłacaną na zakończenie roku, dodatkową premię za tzw. dodatkowe zadania/cele
  • zawsze należy brać pod uwagę indywidualne oczekiwania pracownika (np. zwiększony limit na rozmowy telefoniczne, określony samochód służbowy, wyjazd dla całej rodziny opłacony przez firmę, specjalistyczne szkolenia, coaching, studia za granicą)
  • dla młodych handlowców/menedżerów kuszące stają się oferty finansowe związane z dostępnością do niskooprocentowanych kredytów na mieszkanie, dofinansowanie przedszkola, prywatnej szkoły dla dzieci, dofinansowanie studiów pracownika, nauki języków obcych zagranicą, możliwość telepracy, elastyczne godziny pracy-szczególnie ważne w przypadku młodych rodziców)

 

Pamiętaj !

Dla firmy najkorzystniejsze jest powiązanie finansowania np. dodatkowej edukacji z umową zobowiązującą do przepracowania określonego czasu w firmie.

 

  • zaplanować tzw. „ścieżkę kariery” handlowiec czy menedżer chętniej pozostanie w firmie jeśli będzie konkretnie wiedział co i kiedy powinien zrealizować, aby objąć wyższe stanowisko
  • prowadzić systematycznie ocenę pracy, dzięki której możliwa będzie bieżąca weryfikacja  pracy handlowa/menedżera , ocena stopnia osiągnięcia celów i terminowe wywiązywanie się z obietnic firmy np. awansu, premii itp. Profesjonalnie prowadzone rozmowy rozwojowe pozwalają uniknąć głębszych nieporozumień, od razu reagować na przejawy zdemotywowania i zniechęcenia do pracy w firmie
  • umożliwić aktywną partycypację w zebraniach zarządu, decyzjach zapadających w centrali firmy, udział w grupach fokusowych (pozwala to obu stronom poznać swoje oczekiwania, docenić pracę osób na niższych stanowiska, usłyszeć „głos rynku”, czyli z pierwszej ręki poznać zmieniające trendy rynkowe i oddolne inicjatywy pracowników)
  • zmienić perspektywy patrzenia na pracowników – zacząć postrzegać ich jako wewnętrznych klientów, których chcemy utrzymać (jednak musi to dotyczyć wszystkich szczebli w organizacji nie tylko bezpośrednich przełożonych).

 

Należy być jednak przygotowanym, iż pomimo naszych szczerych chęci, możliwości firmy są ograniczone, albo pracownik tak zdeterminowany do zmiany pracy, że przyjdzie nam się z nim rozstać. W tej sytuacji także konieczne jest odpowiednie przygotowanie się do takiej zmiany, tak by rozstanie to było jak najmniej bolesne dla obu stron.

 

Jeżeli odchodzi menedżer działu sprzedaży warto:

  • zaplanować sposób przekazania know-how dotyczący zarządzania danym zespołem
  • przygotować wspólnie z menedżerem zespół handlowców na zmianę szefa (np. odpowiednio wcześnie poinformować o tej zmianie, przedstawić plan działania firmy w związku ze zmianą menedżera, omówić planowaną strategię zatrudnienia itd.)
  • rozpocząć odpowiednio wcześniej rekrutację na opuszczane stanowisko (warto rozpocząć od rekrutacji wewnętrznej w oparciu o określone procedury)
  • zaplanować przekazanie zadań i obowiązków nowej osobie

Jeśli odchodzi handlowiec:

  • kluczowe staje się zabezpieczenie jego regionu sprzedaży  poprzez zobowiązanie sprzedawcy do przekazania Klientów następcy (np. podczas bezpośrednich wspólnych wizyt u Klientów)- najlepszym sposobem zmotywowania do wywiązania się z tego zobowiązania  jest uzależnienie możliwości szybszego odejścia z firmy przed upływem terminu wypowiedzenia (na tym najczęściej zależy odchodzącemu pracownikowi).
  • ustalenie sposobu poinformowania kontrahentów o zmianie pracy. Generalnie są dwa sposoby: handlowiec oficjalnie  żegna się z  kontrahentami zapowiadając swoje odejście, lub handlowiec nie informuje o swoim odejściu-robi to nowozatrudniona osoba, która będzie odtąd opiekunem klienta. W pierwszym przypadku istnieje ryzyko, przejścia klientów za handlowcem do innej firmy lub/i wycofanie się z istniejących zobowiązań ustalanych przez osobę odchodząca.
  • największe problemy czekają firmę kiedy handlowiec odejdzie nagle.

Warto być na to zawsze przygotowanym  poprzez np.

  • osobistą znajomość z najważniejszymi klientami
  • procedurę narzucającą handlowcom bieżące uzupełnianie bazy danych klientów i przesyłanie jej regularnie do przełożonego

 

Przy obecnych tendencjach rynkowych najważniejszym sposobem utrzymania handlowców i menedżerów działów sprzedaży jest przemyślana polityka zarządzania zasobami ludzkimi związana z pozyskiwaniem najlepszych pracowników na rynku, systemami motywacyjnymi, systemami wynagrodzeń itp., kluczową rolę odgrywa kultura organizacyjna nakierowana na budowanie pozytywnych, trwałych relacji biznesowych. Działania te nie mogą być jednak doraźne lecz muszą permanentnie ewaluować w odniesieniu do bieżącej sytuacji rynkowej i kadrowej.

 

Warto zapamiętać:

1.     Utrzymanie menedżerów sprzedaży i handlowców to obecnie jedno z największych wyzwań stojących przed firmami.

2.     Firma powinna nie tylko doraźnie ale przede wszystkim permanentnie budować kulturę organizacyjną oraz politykę zarządzania zasobami ludzkimi nastawioną na wzmacnianie związków pracownika z organizacją poprzez efektywne wykorzystanie narzędzi w postaci np. systemów wynagrodzeń, motywacyjnych itp.

3.     Nie należy bagatelizować pierwszych oznak demotywacji pracowników-na początkowym etapie łatwiej jest negocjować pozostanie najlepszych pracowników w firmie

4.     Rozmowa z planującym odejście pracownikiem jest kluczowa dla jego ostatecznej decyzji – należy więc się do niej  gruntownie przygotować, pozytywnie nastawić i być otwartym na oczekiwania pracownika

5.     Negocjując z pracownikiem pozostanie w firmie-nie należy obiecywać rzeczy niemożliwych do zrealizowania.

6.     Zawsze należy mieć na uwadze nagłe odejście menedżera czy handlowca, aby utrzymać wyniki sprzedażowe należy być na bieżąco zorientowanym w działaniach biznesowych działu, relacjach z Klientami, dokumentacji i bazach danych.

 

dr Anna Syrek-Kosowska

Artykuł ukazał się w wydawnictwie WIEDZA i PRAKTYKA,

 
Untitled document
WSPÓŁPRACUJEMY Z:

Insights Discovery

Professional Coaching Academy

Akademia Profesjonalnego Coachingu

Professional Coaching Academy

Untitled document
Wszelkie prawa do stron Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu zastrzeżone.
Copyright CSiPB 2008